Vergabeprozess Deutschland Ablauf: Phasen, Fristen & Rechtssicherheit

Die rechtlichen Grundlagen: GWB, VgV und UVgO verstehen

Bevor Sie sich in die Angebotserstellung stürzen, müssen Sie verstehen, auf welchem Spielfeld Sie sich bewegen. Was sind die aktuellen Schwellenwerte? Das deutsche Vergaberecht ist streng hierarchisch aufgebaut und unterscheidet strikt zwischen Aufträgen oberhalb und unterhalb der EU-Schwellenwerte. Laut Vergabe24 liegen die aktuellen Schwellenwerte für 2024/2025 für Liefer- und Dienstleistungen bei 221.000 Euro netto. Alles, was diesen Wert erreicht oder überschreitet, gilt als „Oberschwelle“ und unterliegt dem strengen EU-Vergaberecht.

Wie funktioniert das Vergaberecht im Oberschwellenbereich? Das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) bildet hier das Fundament. Das GWB regelt in den §§ 97 ff. die Grundsätze der Vergabe: Wettbewerb, Transparenz, Gleichbehandlung und Wirtschaftlichkeit. Konkretisiert werden diese Grundsätze durch die Vergabeverordnung (VgV), die den detaillierten Ablauf für IT- und Dienstleistungsaufträge vorschreibt. Was bedeutet das für Sie als Bieter? Verfahren oberhalb der Schwelle sind formalisierter, bieten aber auch einen deutlich stärkeren Rechtsschutz.

Unterhalb des Schwellenwertes von 221.000 Euro befinden wir uns in der „Unterschwelle“. Hier ist, was Sie wissen müssen: Hier gilt primär die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO), die in den meisten Bundesländern die alte VOL/A abgelöst hat. Nach Angaben von ibau orientiert sich die UVgO zwar strukturell an der VgV, lässt den Auftraggebern aber mehr Flexibilität, etwa bei der Wahl der Verfahrensart oder der Fristsetzung. Beachten Sie: Während das GWB Bundesgesetz ist, ist die Einführung der UVgO Ländersache, was zu leichten regionalen Unterschieden führen kann.

Ein Sonderfall für IT-Dienstleister sind die EVB-IT (Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen). Sie werden feststellen, dass der IT-Planungsrat deren Nutzung dringend empfiehlt. Diese Standardverträge ergänzen die allgemeinen Vergaberegeln um spezifische IT-Klauseln zu Haftung, Nutzungsrechten und Service-Levels. Sie werden in den Vergabeunterlagen meist als zwingende Vertragsgrundlage vorgegeben.

Lassen Sie uns das „Kaskadenprinzip“ im Überblick betrachten:

• GWB (Gesetz): Die oberste Ebene, legt die Grundsätze fest (nur Oberschwelle).
• VgV (Verordnung): Regelt das „Wie“ für EU-weite Verfahren (Oberschwelle).
• UVgO (Verwaltungsvorschrift): Regelt das „Wie“ für nationale Verfahren (Unterschwelle).

Warum ist diese Hierarchie wichtig? Das Verständnis ist entscheidend, da es Ihre Rechte als Bieter definiert. Berichte der Auftragsberatungsstellen weisen immer wieder darauf hin, dass Bieter oft ihre Rügefristen verpassen, weil sie fälschlicherweise annehmen, im Unterschwellenbereich gälten dieselben strengen Rechtsschutzmöglichkeiten wie im EU-Bereich.

Der Ablauf im Detail: Die 5 Phasen des Vergabeprozesses

Was ist der „Vergabeprozess Deutschland Ablauf“? Er lässt sich in fünf chronologische Phasen unterteilen, die von der Bedarfsermittlung bis zum finalen Zuschlag reichen. Laut dem Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) folgt dieser Ablauf strengen gesetzlichen Vorgaben wie der VgV, um Transparenz und fairen Wettbewerb zu sichern. Ob UVgO oder VgV, die Grundstruktur bleibt ähnlich. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, denn das Verständnis dieser Phasen ist entscheidend für Ihren Erfolg.

Phase 1: Bedarfsermittlung und Vorbereitung

Alles beginnt lange bevor Sie die Ausschreibung sehen. Die Vergabestelle definiert ihren Bedarf und erstellt die Leistungsbeschreibung. Nach § 31 VgV muss diese produktneutral erfolgen. Das bedeutet, eine Behörde darf nicht einfach „Microsoft Office“ ausschreiben, sondern muss „Bürokommunikationssoftware mit Tabellenkalkulation“ fordern. Was bedeutet das für Sie? Für Sie als IT-Dienstleister ist das die Phase der Markterkundung. Behörden dürfen den Markt vorab sondieren, um realistische Budgets und Anforderungen zu ermitteln. Wenn Sie hier bereits sichtbar sind, können Sie die Anforderungen indirekt mitgestalten, indem Sie technische Machbarkeiten aufzeigen.

Phase 2: Bekanntmachung und Veröffentlichung

Sobald die Unterlagen fertig sind, wird die Ausschreibung veröffentlicht. Wo finden Sie passende Ausschreibungen? EU-weite Ausschreibungen finden Sie auf der Plattform TED (Tenders Electronic Daily), nationale Ausschreibungen auf Portalen wie bund.de oder vergabe24.de. Laut evergabe.de bündeln moderne e-Vergabe-Plattformen diese Informationen. In dieser Phase müssen Sie schnell sein: Nach Angaben von Vergabe24 sollten Sie sofort die Eignungskriterien (Umsatz, Referenzen, Zertifikate) prüfen. Ein häufiger Fehler ist, Zeit in ein Angebot zu investieren, nur um später festzustellen, dass eine zwingende Mindestanforderung (z. B. ISO 27001 Zertifizierung) nicht erfüllt wird.

Phase 3: Angebotsphase und Bieterfragen

Dies ist Ihre aktive Arbeitsphase. Sie erstellen das Angebot und kalkulieren die Preise. Ein wichtiges Instrument in dieser Phase sind die Bieterfragen. Experten von ibau.de raten dazu, Unklarheiten in den Vergabeunterlagen sofort zu rügen oder als Frage zu stellen. Finden Sie etwa widersprüchliche Anforderungen im Lastenheft, müssen Sie dies ansprechen. Die Antworten der Vergabestelle werden allen Bietern anonymisiert zur Verfügung gestellt und werden verbindlicher Teil der Vergabeunterlagen. Warum ist das Timing hier so wichtig? Achten Sie genau auf die Angebotsfrist: Ein Angebot, das auch nur eine Minute zu spät auf dem Server der Vergabestelle eingeht, muss zwingend ausgeschlossen werden - hier gibt es keinen Ermessensspielraum.

Phase 4: Prüfung und Wertung

Nach der Submission (Öffnung der Angebote) prüft die Vergabestelle die Eingänge in vier Stufen. Wie prüft die Vergabestelle genau?

1. Formale Prüfung: Fristwahrung, Vollständigkeit, Signaturen. Laut ausschreibungsblatt.de sind formale Fehler der häufigste Ausschlussgrund.
2. Eignungsprüfung: Ist der Bieter fachkundig und leistungsfähig? Hier werden Ihre Referenzen und Bilanzen geprüft.
3. Preisprüfung: Erscheint der Preis auskömmlich? Ein ungewöhnlich niedriges Angebot muss die Vergabestelle aufklären, um Dumping zu verhindern.
4. Wirtschaftlichkeitsprüfung: Hier wird das „wirtschaftlichste“ Angebot ermittelt. Das ist nicht zwingend das billigste! Gemäß § 127 GWB wird das beste Preis-Leistungs-Verhältnis gesucht. Kriterien können neben dem Preis auch Qualität, technischer Wert oder Umwelteigenschaften sein.

Phase 5: Zuschlag und Information

Hat die Vergabestelle einen Gewinner ermittelt, darf sie den Vertrag im Oberschwellenbereich nicht sofort unterschreiben. § 134 GWB schreibt eine Informationspflicht vor: Unterlegene Bieter müssen informiert werden und haben dann 10 Tage (bei elektronischem Versand) Zeit, einen Nachprüfungsantrag zu stellen. Wie Experten des forum vergabe betonen, ist diese „Stillhaltefrist“ Ihre letzte Chance, ein Verfahren zu stoppen, wenn Sie glauben, dass Fehler gemacht wurden. Erst nach Ablauf dieser Frist wird der Zuschlag wirksam erteilt und der Vertrag geschlossen. Im Unterschwellenbereich (UVgO) ist diese Schutzfrist oft kürzer oder existiert in manchen Bundesländern gar nicht in dieser Form, was den Rechtsschutz erschwert.

Ein Beispiel aus der IT-Praxis zeigt dies: Ein Systemhaus bietet auf eine Server-Virtualisierung. In der Leistungsbeschreibung wird eine spezifische CPU gefordert, die nur ein Hersteller liefert. Das Systemhaus stellt eine Bieterfrage zur Produktneutralität. Die Vergabestelle korrigiert die Unterlagen und lässt gleichwertige CPUs zu. Ohne diese Klärung in Phase 3 wäre das Angebot des Systemhauses in Phase 4 wegen Abweichung von den Vergabeunterlagen ausgeschlossen worden. Das ist der Grund, warum aktive Teilnahme am Prozess Pflicht ist, nicht Kür.

Besonderheiten bei IT-Vergaben: EVB-IT und Eignung

Was sind die Besonderheiten im IT-Vergaberecht? Für IT-Unternehmen hält der Vergabeprozess einige Details bereit, die Sie kennen müssen. Wie der IT-Planungsrat betont, sind der wichtigste Standard die EVB-IT (Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen). Das Bundesministerium des Innern stellt diese Musterverträge bereit, um rechtssichere IT-Beschaffungen zu gewährleisten. Es gibt verschiedene Typen, vom einfachen „EVB-IT Kauf“ für Hardware bis zum komplexen „EVB-IT System“ für große Integrationsprojekte.

Warum ist das für Sie wichtig und wie wirken sich eigene AGB aus? Hier ist Vorsicht geboten: Sie können Ihre eigenen AGB in der Regel nicht verwenden. Experten für IT-Recht weisen darauf hin, dass das Beifügen eigener AGB oft zum sofortigen Ausschluss führt, da dies als „Änderung der Vergabeunterlagen“ gewertet wird. Aktuelle Beschlüsse der Vergabekammern bestätigen diese strenge Sichtweise regelmäßig. Sie müssen also die EVB-IT akzeptieren und Ihre Kalkulation darauf abstimmen, wenn Sie erfolgreich sein wollen.

Ein weiterer Knackpunkt ist die Eignungsleihe. Wie funktioniert dieses Instrument für kleinere Anbieter? Gerade IT-Spezialisten erfüllen oft nicht alle Umsatzanforderungen großer Ausschreibungen. Berichte des BMWK zur Mittelstandsförderung zeigen, dass Kooperationen hier essenziell sind. Gemäß § 47 VgV dürfen Sie sich auf die Kapazitäten anderer Unternehmen berufen (Eignungsleihe). Das ist ideal für Bietergemeinschaften oder Subunternehmer-Konstellationen, erfordert aber formale Verpflichtungserklärungen der Partner bereits bei Angebotsabgabe.

Häufige Fehler und wie Sie diese vermeiden

Selbst erfahrene Bieter stolpern immer wieder über dieselben Steine. Was sind die häufigsten Fehler bei öffentlichen Ausschreibungen? Die Analyse von Ausschreibungsdatenbanken zeigt, dass bis zu 20% der Angebote aus formalen Gründen ausgeschlossen werden. Das ist bares Geld, das Sie in die Tonne treten. Hier sind die Klassiker und wie Sie sie umgehen.

1. Verspäteter Eingang: Es klingt banal, aber es passiert ständig. Die Frist endet um 12:00 Uhr, das Angebot geht um 12:01 Uhr ein. Ergebnis: Zwingender Ausschluss. Vergabe-Portale warnen, dass technische Probleme beim Upload (z.B. große Dateianhänge, Java-Updates) Ihr Risiko sind. Wenn Sie sichergehen wollen, planen Sie immer einen Puffer von mindestens 2 Stunden ein.

2. Fehlende oder falsche Signaturen: Warum ist die korrekte Signatur so entscheidend? Viele Verfahren verlangen eine qualifizierte elektronische Signatur oder zumindest eine Textform-Signatur (Name der handelnden Person). Laut Experten der IHK ist das Angebot ungültig, wenn diese fehlt oder jemand ohne Prokura unterschreibt. Prüfen Sie genau, welches Signaturniveau gefordert ist.

3. Änderungen an den Vergabeunterlagen: Sie finden eine Klausel im Vertragstext unpassend und streichen sie? Oder Sie bieten eine technisch „bessere“ Lösung an, die aber von der Leistungsbeschreibung abweicht? Vergaberechtler betonen: Das ist ein unzulässiges Nebenangebot (sofern Nebenangebote nicht ausdrücklich zugelassen sind). Wie können Sie dieses Problem lösen? Der korrekte Weg ist immer die Bieterfrage VOR Abgabe.

4. Mischkalkulationen: Verteilen Sie Kosten nicht strategisch um (z.B. Hardware extrem billig, Service extrem teuer), um Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Aktuelle Berichte von Vergabe-Insidern zeigen, dass die Vergabestelle solche Angebote wegen fehlender Preiswahrheit ausschließen kann, wenn sie eine Mischkalkulation nachweist. Bleiben Sie bei einer ehrlichen, nachvollziehbaren Kalkulation.

Hier ist eine Checkliste vor Abgabe:

• Sind alle geforderten Formblätter ausgefüllt?
• Ist die Summe im Angebotsschreiben identisch mit dem Leistungsverzeichnis?
• Sind alle Nachweise (Handelsregister, Zertifikate) aktuell?

Wenn Sie diese Fehler vermeiden, gehören Sie automatisch zum oberen Drittel der Bewerber, die überhaupt gewertet werden. So können Sie Ihre Erfolgschancen bei der nächsten Ausschreibung deutlich verbessern.

Rechtsschutz: Wie Sie sich gegen Fehler der Vergabestelle wehren

Der „Vergabeprozess Deutschland Ablauf“ ist nicht unfehlbar. Laut aktuellen Analysen von Vergabe-Experten machen Vergabestellen Fehler: Sie wählen die falsche Verfahrensart, stellen diskriminierende Anforderungen oder werten Angebote intransparent. Was sind Ihre Handlungsoptionen? Als Bieter sind Sie dem nicht schutzlos ausgeliefert, doch der Weg zum Recht hängt massiv vom Auftragswert ab. Hier ist der Punkt: Sie müssen strategisch klug und vor allem schnell handeln. Wie können Sie sich wehren?

Oberschwelle: Wie schützt Sie die Vergabekammer?

Oberhalb der EU-Schwellenwerte (221.000 €) genießen Sie Primärrechtsschutz. Das bedeutet für Sie: Sie können verhindern, dass der Auftrag an einen Konkurrenten geht. Das Verfahren ist im GWB geregelt und beginnt zwingend mit der Rüge. Wann müssen Sie handeln? Gemäß § 160 Abs. 3 GWB müssen Sie Vergabeverstöße unverzüglich rügen, sobald Sie diese erkennen. „Unverzüglich“ wird von der Rechtsprechung oft als Zeitraum von wenigen Tagen (meist 10 Tage) ausgelegt. Wenn Sie zu lange warten, verlieren Sie Ihr Recht auf Nachprüfung (Präklusion).

Hilft die Vergabestelle Ihrer Rüge nicht ab, können Sie einen Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer stellen. Das Bundeskartellamt führt Statistiken, die zeigen, dass etwa 10 bis 15 % dieser Anträge erfolgreich sind. Wie funktioniert dieser Schutz konkret? Der Antrag hat aufschiebende Wirkung: Der Vertrag darf nicht geschlossen werden, bis die Kammer entschieden hat. Das ist Ihr mächtigstes Druckmittel. Allerdings tragen Sie ein Kostenrisiko, falls Sie unterliegen (Gebühren liegen oft bei mindestens 2.500 €).

Unterschwelle: Welche Rechte haben Sie?

Unterhalb der Schwellenwerte sieht die Welt anders aus. In den meisten Bundesländern gibt es keinen Primärrechtsschutz vor Vergabekammern. Rechtsanwälte für Vergaberecht erklären, dass Sie hier oft nur auf Schadensersatz klagen können (Sekundärrechtsschutz), wenn der Auftrag schon weg ist. Sie bekommen dann vielleicht die Kosten für die Angebotserstellung erstattet (negatives Interesse), aber nicht den entgangenen Gewinn.

Nach Angaben des BMWK haben einige Bundesländer (z. B. Thüringen, Sachsen) jedoch Sonderwege eingeführt und bieten auch im Unterschwellenbereich gewisse Nachprüfungsmöglichkeiten an. Wo können Sie diese Regelungen finden? Prüfen Sie deshalb die jeweilige Landesverordnung genau. Beachten Sie jedoch: In der Unterschwelle ist die Rüge gegenüber der Vergabestelle oft Ihr einziges wirksames Mittel, um diese zum Einlenken zu bewegen, bevor Fakten geschaffen werden.

Praxis-Szenario: Wie rügen Sie richtig?

Stellen Sie sich vor, Sie entdecken in den Vergabeunterlagen, dass eine Referenz über ein Projekt von „mindestens 5 Mio. Euro“ gefordert wird, obwohl der ausgeschriebene Auftrag nur 500.000 Euro umfasst. Das ist unverhältnismäßig und beschränkt den Wettbewerb. Ihr Vorgehen:

1. Erkennen: Sie lesen die Unterlagen am Tag der Veröffentlichung.
2. Rügen: Sie schreiben sofort (innerhalb von 1 bis 3 Tagen) eine formelle Rüge an die Vergabestelle: „Wir rügen die Anforderung X als vergaberechtswidrig, da sie gegen das Verhältnismäßigkeitsprinzip verstößt.“
3. Reaktion abwarten: Die Vergabestelle muss antworten. Oft korrigiert sie den Fehler, um ein Nachprüfungsverfahren zu vermeiden.
4. Eskalieren: Lehnt sie ab, haben Sie (in der Oberschwelle) 15 Tage Zeit für den Nachprüfungsantrag.

Dieses Szenario zeigt: Rechtsschutz ist kein Selbstläufer, sondern erfordert Wachsamkeit. Das Forum Vergabe e.V. betont, dass viele Bieter aus Angst vor einem schlechten Ruf („Querulant“) auf Rügen verzichten. Doch professionelle Vergabestellen sehen eine begründete Rüge als Chance zur Fehlerkorrektur, nicht als Angriff. Nutzen Sie Ihre Rechte, um faire Wettbewerbsbedingungen herzustellen.