Der Einstieg in öffentliche Aufträge: Ein strukturierter Leitfaden für Unternehmen

Wo finde ich passende Ausschreibungen?

Wie finden Sie öffentliche Aufträge effizient? Der erste Schritt ist eine strukturierte Recherche. Wenn Sie aus dem B2B-Geschäft kommen, wissen Sie, dass Akquise dort oft über Netzwerke läuft, doch öffentliche Auftraggeber müssen ihren Bedarf transparent ausschreiben. Die IHK Rhein-Neckar empfiehlt, sich zunächst auf den großen zentralen Plattformen zu orientieren. Auch das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) betont, dass zentrale Portale der sicherste Weg zum Auftrag sind. Hier sind die wichtigsten Quellen für Ihren Einstieg:

• bund.de: Die zentrale Verwaltungsplattform für Bundesbehörden.
• TED (Tenders Electronic Daily): Das Supplement zum Amtsblatt der EU für europaweite Ausschreibungen.
• Vergabe24 und DTVP: Große Portale, die Ausschreibungen aus verschiedenen Quellen bündeln.
• Regionale Vergabeportale: Jedes Bundesland (z.B. vergabe.nrw.de oder vergabe.bayern.de) betreibt eigene Plattformen.

Was sind CPV-Codes und warum sind sie entscheidend? Das Beschaffungsamt des BMI nutzt diese Codes (Common Procurement Vocabulary), um Leistungen eindeutig zu klassifizieren. Statt nur nach Stichworten wie "Softwareentwicklung" zu suchen, sollten Sie die passenden CPV-Codes für Ihr Portfolio identifizieren (z.B. 72000000-5 für IT-Dienste). So verpassen Sie keine relevanten Ausschreibungen. KOINNO berichtet zudem, dass KI-gestützte Software diesen Suchprozess heute deutlich beschleunigen kann, indem sie Tausende Quellen gleichzeitig überwacht.

Welche Voraussetzungen muss mein Unternehmen erfüllen?

Bevor Sie das erste Angebot abgeben, müssen Sie einige administrative Hausaufgaben erledigen. Lassen Sie uns zunächst klären: Was ist die wichtigste Hürde? Die Registrierung für die E-Vergabe. Doch wie funktioniert der Einstieg in die digitale Beschaffung? Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) weist darauf hin, dass die elektronische Kommunikation im Vergabeverfahren mittlerweile fast flächendeckend verpflichtend ist. Hier ist ein entscheidender Punkt: Laut dem Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) benötigen Sie für eine rechtskräftige Abgabe oft ein Zertifikat oder zumindest einen registrierten Account auf den relevanten Vergabeplattformen.

Ein weiterer Standard ist die Identifikation des Unternehmens. Warum ist dieser Nachweis so relevant? Oft wird hierfür die D-U-N-S-Nummer abgefragt. Wie Berichte von Dun & Bradstreet bestätigen, gilt diese Nummer als internationaler Standard zur eindeutigen Identifizierung von Geschäftspartnern. Experten von cosinex raten zudem dringend zur Eintragung in das Amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ), früher bekannt als PQ-VOL. Wenn Sie diese Präqualifizierung nutzen, erspart Ihnen das mühsame Zusammenstellen von Eignungsnachweisen (wie Handelsregisterauszug, Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Krankenkasse, Steuerbescheinigungen) für jede einzelne Ausschreibung. Einmal geprüft, können Sie einfach auf Ihre Zertifikatsnummer verweisen. Sie werden feststellen: Dies reduziert den bürokratischen Aufwand erheblich und signalisiert Auftraggebern Professionalität.

Wie unterscheiden sich UVgO und VgV im Vergaberecht?

Das deutsche Vergaberecht ist zweigeteilt, und das Verständnis dieser Unterscheidung ist entscheidend, wenn Sie öffentliche Aufträge gewinnen wollen. Was sind die aktuellen Schwellenwerte? Die Trennlinie verläuft entlang der EU-Vorgaben. Laut dem Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) liegen die Grenzen für 2024/2025 bei 221.000 Euro (netto) für herkömmliche öffentliche Auftraggeber und bei 143.000 Euro für oberste Bundesbehörden.

Was gilt oberhalb der Schwelle? Liegt der geschätzte Auftragswert oberhalb dieser Grenze, gilt das EU-Vergaberecht, konkret die Vergabeverordnung (VgV). Vergabe24 berichtet, dass diese Verfahren europaweit ausgeschrieben werden müssen - das ist der Grund für die Suche via TED. Wenn Sie hier teilnehmen, werden Sie feststellen: Die Verfahren sind streng formalisiert, bieten aber auch hohen Rechtsschutz. Bieter können bei Fehlern die Vergabekammer anrufen. Die häufigsten Verfahrensarten sind hier das offene Verfahren und das nicht offene Verfahren mit Teilnahmewettbewerb.

Wie läuft das Verfahren unterhalb der Schwelle ab? Liegt der Auftragswert unterhalb der Schwelle, gilt nationales Recht, meist die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). Nach Angaben von ibau ist die UVgO flexibler und erlaubt häufiger die "Verhandlungsvergabe". Berichte der Auftragsberatungsstellen bestätigen oft, dass der Unterschwellenbereich für Unternehmen der einfachere Einstieg ist, da die Anforderungen an die Eignungsnachweise geringer sind. Hier ist jedoch Vorsicht geboten: Der Rechtsschutz ist schwächer ausgeprägt; eine Rüge vor der Vergabekammer ist meist nicht möglich.

Warum sollten Sie EVB-IT Verträge kennen? Ein Sonderfall für IT-Unternehmen sind die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen. Rechtsexperten wie Jörn Tröber betonen, dass öffentliche Auftraggeber verpflichtet sind, diese Standardverträge zu nutzen. Ob EVB-IT Dienstleistung oder Cloud - diese Verträge regeln Haftung und Gewährleistung sehr strikt. Sie sollten diese Musterverträge genau prüfen, bevor Sie ein Angebot abgeben, da Änderungen an den Bedingungen in der Regel zum Ausschluss führen.

Welcher Bereich passt zu Ihnen? Lassen Sie uns die Unterschiede auf einen Blick vergleichen:

• Oberschwellenbereich (VgV): Bietet große Volumina und Transparenz, aber hohen Wettbewerb.
• Unterschwellenbereich (UVgO): Ist oft kleinteiliger und schneller, aber weniger transparent in der Bekanntmachung.

Analysen von Vergabestatistiken zeigen: Eine intelligente Strategie berücksichtigt beide Bereiche, abhängig von Ihrer Kapazität und Spezialisierung.

Wie erstelle ich ein gewinnbringendes Angebot?

Das Schreiben des Angebots ist der kritischste Moment im Prozess "öffentliche Aufträge gewinnen". Warum ist das so wichtig? Anders als in der freien Wirtschaft zählt hier nicht der charmanteste Pitch, sondern die exakte Erfüllung der Leistungsbeschreibung und der formalen Kriterien. Laut einer Analyse von ibau werden bis zu 30% der Angebote wegen formaler Fehler ausgeschlossen, noch bevor sie inhaltlich geprüft werden. Hier ist eine Übersicht der häufigsten Fehler, die Sie vermeiden sollten:

• Fehlende Unterschriften (bzw. elektronische Signaturen)
• Unvollständige Preisblätter
• Das Beifügen eigener AGB (im Vergaberecht strikt verboten)

Ein erfolgreiches Angebot gliedert sich in zwei Hauptbereiche: die Eignung und das Angebot selbst. Was sind die Anforderungen an Ihre Eignung? Hier müssen Sie nachweisen, dass Sie fachlich, technisch und wirtschaftlich in der Lage sind, den Auftrag zu erfüllen. Der DTAD berichtet, dass es essenziell ist, Referenzen vorzubereiten, die in Art und Umfang dem ausgeschriebenen Projekt ähneln. Wenn Sie als junges Unternehmen noch keine großen Referenzen haben, können Sie oft über eine Eignungsleihe (Kooperation mit einem anderen Unternehmen) die Anforderungen erfüllen.

Der inhaltliche Teil des Angebots wird anhand der Zuschlagskriterien bewertet. Wie funktioniert die Bewertung? Früher zählte oft nur der billigste Preis, doch heute gilt laut § 58 VgV das Prinzip des "wirtschaftlichsten Angebots". Untersuchungen der Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek zeigen, dass qualitative Kriterien wie Konzeptqualität, Reaktionszeiten oder Nachhaltigkeit oft mit 40 bis 60 % in die Bewertung einfließen. Sie können Ihre Chancen massiv verbessern, indem Sie die Bewertungsmatrix in den Vergabeunterlagen genau analysieren. Wenn das Konzept 50% der Punkte bringt, investieren Sie Ihre Energie in ein detailliertes Lösungskonzept.

Nutzen Sie die Möglichkeit der Bieterfragen. Nach Angaben des Deutschen Ausschreibungsblattes müssen Unklarheiten in den Unterlagen zwingend vor Angebotsabgabe geklärt werden. Wann sollten Sie handeln? Stellen Sie Fragen sofort über die Plattform, wenn Anforderungen widersprüchlich sind. Die Antworten werden allen Bietern anonymisiert zur Verfügung gestellt. Dies zeigt dem Auftraggeber auch, dass Sie sich intensiv mit der Materie befassen.

Wie kann Technologie Sie unterstützen? Moderne KI-Lösungen können hunderte Seiten von Vergabeunterlagen in Sekunden scannen, Risiken markieren und erste Entwürfe erstellen. Sie werden feststellen, dass dies wertvolle Zeit spart und Flüchtigkeitsfehler minimiert. Vergabe24 warnt davor, die Fristen auszureizen: Ein Angebot, das eine Minute nach Fristende auf dem Server der Vergabestelle eingeht, gilt als nicht eingegangen. Planen Sie immer einen Zeitpuffer für technische Probleme beim Upload ein.

Prüfen Sie Ihr Angebot unbedingt mit dem Vier-Augen-Prinzip. Warum sollten Sie das tun? Der Bitkom empfiehlt dringend, alle Positionen im Leistungsverzeichnis und geforderte Erklärungen (z.B. zur Tariftreue) von einer zweiten Person kontrollieren zu lassen. Das ist der sicherste Weg, um ein formal perfektes Angebot abzugeben, das in der Wertung besteht und Ihnen den öffentlichen Auftrag sichert.

Wann lohnt sich die Teilnahme an einer Ausschreibung?

Nicht jede Ausschreibung ist ein Gewinn für Ihr Unternehmen. Warum ist eine professionelle "Bid/No-Bid"-Entscheidung so wichtig? Sie ist der Schlüssel zu mehr Effizienz und schützt Sie vor unnötigem Aufwand. Lassen Sie uns ehrlich sein: Blind auf jede Chance zu bieten, kostet wertvolle Zeit. DOCUmedia rät dringend, die eigenen Ressourcen realistisch einzuschätzen. Wenn Sie vor der Entscheidung stehen, fragen Sie sich:

• Wie können wir sicherstellen, dass wir die Kapazitäten für eine fristgerechte Erfüllung haben?
• Passen die geforderten Referenzen wirklich zu unserem Profil?
• Ist das Preisniveau für uns auskömmlich?

Oft sind Ausschreibungen so spezifisch formuliert, dass sie auf einen bestimmten Platzhirschen zugeschnitten scheinen. Was sind hier die Warnsignale? Markt und Mittelstand empfiehlt, solche Verfahren kritisch zu prüfen, bevor Sie investieren. Hier ist ein weiterer Tipp: Laut Vergabe24 sparen strukturierte Entscheidungsprozesse erhebliche Ressourcen im Vertrieb. Wenn Sie jedoch eine echte Chance sehen, kann auch eine verlorene Ausschreibung wertvoll sein. Wie hilft Ihnen das für die Zukunft? Fordern Sie nach Absage ein Debriefing an. Experten von ibau bestätigen, dass dieses Feedback Gold wert für die nächste Runde ist.